Hej! Tack för att du väljer att skicka in din fråga till oss här på Fråga Juristen! Nedan följer en redogörelse för vad som gäller i din situation.

Användande av jobbmail för privata angelägenheter

Vilka regler och riktlinjer som gäller för användandet av din jobbmail bestäms av din arbetsgivare, och om din chef har angett att det är tillåtet så är utgångspunkten att det är det. Vidare kan regler om användandet av jobbmail i privata syften regleras i anställningsavtal och riktlinjer för den enhet inom den kommun du jobbar på.

Betydelse av innehållet i ditt mail

Du beskriver att du skickat ett mail som innehöll en privat fråga till en enhet inom din kommun. Beroende på vad din fråga handlade om kan olika regler bli tillämpliga för den person som mottog ditt mail.

Allmän handling

Ett mail till en myndighet blir i regel en allmän handling enligt Tryckfrihetsförordningen kapitel 2 § 4. För att det ska bli en allmän handlingen enligt den paragrafen krävs det dock att mailet ska röra ett ärende eller annan fråga som den myndigheten ska behandla. Om ett mail t.ex. skickas till en befattningshavar på myndigheten, fast till denne som privatperson, är det inte att anse som allmän handling. Vidare får inte innehållet beröra något som har att göra med befattningshavarens privatliv.

Att något är en allmän handling innebär att en myndighet är skyldig att på begäran lämna ut handlingen, om den som begär ut den allmänna handlingen är svensk medborgare. Detta är en grundlagsstadgad rättighet och den rättigheten framkommer av Tryckfrihetsförordningen kapitel 2 § 1.

Kravet på att en myndighet är skyldig att lämna ut en allmän handling på begäran medför inte automatiskt att det är otillåtet att lämna ut en allmän handling utan att någon begär det. För att detta ska vara otillåtet krävs det att innehållet i den allmänna handlingen, själva informationen, är belagd med sekretess.

Sekretess

Även om något är en allmän handling kan det vara så att uppgifterna i handlingen (mailet) inte får lämnas ut. Det kan nämligen föreligga sekretess på uppgifterna. Frågor om sekretess regleras i offentlighet- och sekretesslagen.

Eftersom jag inte vet vad ditt mail innehåller kan jag inte svara på fråga om innehållet i mailet är sekretessbelagt. Några utgångspunkter är dock att sekretess kan föreligga om det framkommer personlig information om t.ex. dig, och att det skulle orsaka skada (främst ekonomisk skada) eller men (t.ex. att det skulle vara kränkande för dig om informationen offentliggjordes) för dig.

Tillämpning och råd

Som jag förstår din fråga så har den personen du skickade mailet till inte offentliggjort något av den information som framkom i er mailkorrenspondens, utan den personen har endast meddelat din chef att du har skickat ett mail till hen adresserat från din e-postadress som du använder under arbetstid. Detta i sig är inte otillåtet, eftersom ingen sekretessbelagd information har offentliggjorts i en sådan situation, och dessutom kan det vara så att det mail du skickade till hen är en allmän handling.

Däremot kan det ha varit otillåtet om denne befattningshavare lämnade ut information till din chef som var belagd med sekretess. Tyvärr kan jag inte göra en bedömning om det befattningshavaren gjorde strider mot några bestämmelser i offentlighet- och sekretesslagen, eftersom jag inte vet vad befattningshavaren sa till din chef.

Jag hoppas att mitt svar har gjort det tydligare för vad som gäller i din situation. Om det är något mer du undrar över får du alltid skicka in fler frågor till Fråga Juristen!

Med vänliga hälsning,
Gabriel Axelsson